خلاصه کتاب استخدام و اخراج

برای استخدام و اخراج نیاز دارید مطالبی را رعایت نمایید تا بهترین نتایج حاصل شود. در زیر خلاصه نکات آمده است.

1. تعریف شغل و شخص مورد نیاز

فهرستی از همه وظایف، کارها و مسئولیت های فرد جدید تهیه نمایید. همه را به شکل چک لیست بنویسید.

شخص مورد نظر، باید چه خصوصیاتی داشته باشد. خصوصیاتی مانند باهوش، سخت کوش، بلندپرواز و مهربان بسیار مهم می باشند اما یک مورد را فراموش نکنید به دنبال شخصیت های خوب باشید.

2. جستجو

در جستجو از درون شرکت شروع کنید و ابتدا با اعضای شرکت موقعیت شغلی جدید را درمیان بگذارید. از دوستان و آشنایانی که به آنها اعتماد دارید بخواهید به شما فردی را معرفی نمایند و درآخر هم می توانید از روزنامه ، سایت های کاریابی و شبکه های اجتماعی استفاده نمایید.

3. مصاحبه

قبل از انجام مصاحبه برنامه ریزی داشته باشید. چه سوال هایی قرار است پرسیده شود. تا جایی که امکان است سوال بپرسید البته سوال های درست. 20% شما صحبت کنید و بگذارید 80% داوطلب صحبت کند. این نکته را فراموش نکنید که نباید به مصاحبه و گفتگو مسلط شوید.

عملکرد گذشته در شغل های قبلی، بهترین شاخص عملکرد آینده می باشد.

برای مصاحبه زمان بگذارید. از اشخاصی که به آنها اعتماد دارید درخواست کنید با داوطلب صحبت کنند و نظرشان را اعلام نمایند. اگر همه موافق بودند، سپس آن فرد را استخدام نمایید.

رزومه ها را شخصا بررسی نمایید و حتما با معرف ها صحبت کنید. دو سوال کلیدی که می توانید از معرف ها بپرسید که اطلاعات خوبی دریافت می کنید به شرح زیر است:

– آیا دوباره این شخص را استخدام می کنید ؟

– و در آخر صحبت بپرسید آیا موضوع دیگری هست که باید بدانم ؟

چند نکته که باعث می شود بهترین ها را جذب نمایید.

برترین ویژگی هر فرد و شاخص موفقیت آینده او در شرکت، علاقه شدید به کار در آنجا و نه هیچ جای دیگر می باشد.

در داوطلب نگرش انتخاب شخصی را برانگیزید و تقویت نمایید.

هرچقدر هم که داوطلب برایتان جذاب است، از روانشناسی معکوس استفاده کنید و از او بخواهید کمی درباره شغل فکر کند.

اجازه ندهید شما را تحت فشار بگذارند.

سوال های مهمی که می توانید در زمان مصاحبه بپرسید :

چرا می خواهید برای این شرکت کار کنید ؟

اگر شغل را به شما بدهیم از چه زمانی آماده شروع کار هستید ؟

چه ویژگی خاصی دارید که شما را گزینه مناسبی می کند ؟

مهم ترین تجربه زندگی شما چه بوده است و چه اثری بر شما گذاشته است؟

4. حقوق

درآمد قبلی شخص بهترین شاخص حقوق جدید او می باشد.

همیشه یک دوره آزمایشی 90 روزه تعیین کنید اما اگر افراد فوق العاده ای استخدام کرده اید، دوره آزمایشی را فراموش کنید و فورا حقوقشان را افزایش دهید.

برای پرداخت مبالغ خوب به افراد مستعد بی میل نباشید. افراد خوب رایگان و افرادی با عملکرد ضعیف، گران هستند.

5. پس از استخدام

اشتیاق کارمندان جدید در روز اول بسیار زیاد و اعتماد به نفسشان کم است. در این نقطه از زندگی کاری به توجه واقعی و عملی شما نیاز دارند. این توجه، کلید تربیت کارمندانی با عملکرد عالی است.

اگر کارمند از همان روز اول کار را با جدیت آغاز کند، عملکرد آینده اش به شدت بهبود می یابد. شرکت های برتر فرآیند آموزش اولیه را بسیار جدی می گیرند و آن را از قبل به دقت برنامه ریزی می کنند. اجرای آن را به بهترین افراد می سپارند. بر فرآیند کنترل دارند و از سیاست درهای باز استفاده می کنند و اجازه می دهند کارمند جدید هر سوال یا مشکلی دارد قبل از اینکه اعتماد به نفس و اشتیاقش را از دست دهد به مدیران مراجعه کند.

لازم نیست 90 روز مهلت دهید تا جا بیفتد و با شرکت آشنا شود. از همان روز اول کوهی از کار سرشان بریزید، بازخورد بدهید و کمک کنید. فرصت زیادی برای بحث و پرسش در اختیارشان بگذارید. کارمند جدید در روز اول بیشتر پذیرای رویدادها و چالش های جدید هست. از این نگرش استفاده کنید. از طرف دیگر، هیچ چیز ناامید کننده تر از این نیست که کار جدید را با هزار امید و آرزو شروع کنید و مجبور شوید چندید روز یا هفته منتظر بمانید تا شرکت به شما آموزش دهد و در کار جا بیفتید.

کارمند جدید را به همه همکاران معرفی کنید، فعالیت های شرکت را برایش توضیح بدهید، ورودش را به عنوان عضو جدید خانواده شرکت خوشامد بگویید و سپس او را در کار غرق کنید.

6. مدیریت صحیح

از روش های زیر برای مدیریت صحیح کارمندان استفاده نمایید

الف) روش راهنمایی

روش صحیح انجام کارها را آموزش دهید.

ب) روش تشویق

با ایجاد انگیزه، کارمندان را به انجام کارها ترغیب نمایید.

ج) روش مشارکت

با دریافت بازخورد، به بهترین راه حل ها دست خواهید بافت

د) روش واگذاری

این سطح عالی ترین سطح مدیریت می باشد. مدیر همچنان در تصمیم گیری ها مشارکت دارد. اما تعیین فرآیند و مسئولیت انجام کار به فرد یا گروه مجرب جدید سپرده می شود. او پیشرفت کار را کنترل می کند، اما انجام کار را به دیگران واگذار می کند.

برای افزایش مداوم عملکرد، باید موارد زیر را رعایت نمایید

شرح وظایف هر شغل را کاملا مشخص نمایید.

از افراد به طور مستمر بازخورد بگیرید و فرصت گفتگو را ایجاد نمایید تا انگیزه و تعدشان را از دست ندهند. یکی از وظایف شما ارائه بازخورد منظم به کارمندان و ارزیابی کارشنان است. عقاید و پیشنهادهای خود، برای انجام بهتر کار را در اختیارشان قرار بدهید.

همیشه روند کار را بررسی نمایید و نتایج را ارزیابی کنید. به کارمندان نشان دهید که کارشان مهم می باشد پس خودشان هم مهم هستند.

هرگز حدس نزنید. مدام با کارمندان درباره کار صحبت کنید و از آنها بخواهید سوال بپرسند و به شما بازخورد بدهند. اغلب از تفاوت برداشت آنها از کار و ذهنیت خودتان شگفت زده می شوید.

اولین قدم برای حل مشکلات عملکرد این است که فورا به آن بپردازید. در زمان حل مشکلات و پس از پیدا کردن راه حل، حتما آن را یادداشت نمایید، و هم شما و هم کارمند مورد نظر آن را امضا نمایند و در پرونده نیز درج شود و سپس پیگیر باشید که موارد انجام شوند. چهار مسئله اصلی می تواند دلیل مشکلات عملکردی کارمند باشد

سردرگمی در نقش، تضاد در نقش، هم پوشانی در نقش و عدم واگذاری نقش

7. اخراج

همیشه حفظ کارمند مشکل آفرین آسان تر از اخراج او و شروع کار با فرد دیگری است و بدانید آخرین راه حل اخراج کارمند می باشد.

چند سوال وجود دارد که می تواند شما را راهنمایی کند.

آیا کسی اکنون برایم کار می کند که با دانش کنونی هرگز او را دوباره استخدام نمی کنم ؟

آیا این شخص را دوباره استخدامش می کنید ؟

مدیران نباید اخراج نکردن افراد بی کفایت را از تشخص و مهربانی خود بدانند. فقط ضعف و بزدلی، آنها را از انجام کار درست باز می دارد. البته باید ذکر کرد که پراضطراب ترین بخش زندگی مدیر، اخراج شدن است دومین بخش پراضطراب زندگی مدیر اخراج کردن است. اگر در کار دوم تجربه نداشته باشید، متاسفانه اولی را تجربه خواهید کرد.

قدرتمندترین ابزار اخراج، اسناد گفتگوها درباره مشکلات عملکرد فرد است.

جلسه اخراج :

بهترین زمان مصاحبه اخراج ابتدای صبح یا آخر وقت سه روز اول هفته است. همیشه مکانی غیر از دفتر خود را انتخاب کنید تا بعد از اخراج آنجا را ترک کنید. در نهایت اینکه طفره نروید و مستقیم سر اصل مطلب بروید.

استفاده از جمله کلید زیر بسیار موثر می باشد

……. من درباره شغلت خیلی فکر کردم و به این نتیجه رسیدم برای تو مناسب نیست و تو هم مناسب این شغل نیستی. احتمالا در کار دیگر شادتر خواهی بود.

در تمام صحبت ها سعی کنید عزت نفس و احترام کارمند را حفظ نمایید. به آنها معرفی نامه ای بدهید و کارهای خوبشان را ذکر نمایید و بقیه موارد را نادیده بگیرید. می توانید به صورت یک پوشش و باهماهنگی، اخراج را استعفا نمایش دهید و از شخص بخواهید که استعفا بدهد.

اگر اخراج سریع اتفاق افتاد، فرد عصبانی شد و تهدید کرد که از شما شکایت می کند و دوباره سراغتان می آید. فوراً او را از شرکت بیرون کنید.

اما در تمام امور زندگی و به خصوص در اخراج یادتان باشد با دیگران آنگونه رفتار کنید که دوست دارید با شما رفتار کنند.